womantalks.ru

Архив: самостоятельно или силами профессионалов?

1 сообщение в этой теме

Независимо от того, как велика ваша компания, очень важно с первых же дней поддерживать порядок в документах. И если индивидуальный предприниматель без сотрудников или с небольшим их числом может справиться с решением этой задачи самостоятельно, то вот более крупным компаниям стоит обратиться к профессионалам.

Создание архива

С самых первых дней важно понять, что создание архива организации — очень важная задача. Необходимо выделить для будущего архива помещение (или принять решение о внеофисном хранении) и начать знакомство с законодательством.

Дело в том, что часть документов подлежит хранению определенный срок, а часть можно и не хранить.

Затем нужно продумать структуру архива и обязательно вести каталог. Потому что, не уделяя должного внимания созданию каталога, вы получите склад бесполезной макулатуры, в которой не сможете сориентироваться.

А если компания уже работает давно?

Значит, у вас, скорее всего, уже есть такой склад. И придется в нем разбираться. Чем раньше вы начнете это делать, тем лучше. Здесь правила те же: понять, что нужно хранить, а что нет, отсортировать, каталогизировать и разложить по папкам для хранения.

Можно ли делегировать полномочия?

Разумеется! Многим людям любая работа с бумагами кажется скучной и невыносимой. Если вам хочется развивать бизнес, а не заниматься "бумажной волокитой", доверьте хотя бы вопрос создания архива профессионалу. Есть специальные компании, которые занимаются именно решением этих задач и помогают обучать сотрудников для дальнейшего ведения хранилища.

Может ли потребоваться помощь профессионалов при готовом архиве?

Да, иногда такая помощь необходима. Это могут быть самые разные задачи, но самой популярной из них является подготовка к архивному хранению. Речь идет о процедуре обработки документов перед сдачей в государственные архивные фонды. Чаще всего, такую работу требуется провести в процессе ликвидации компании. В этом случае часть бумаг, особенно касающихся личного состава организации, нужно сдать в соответствующие госархивы.

Кроме того, однажды вам может потребоваться внеофисное хранение бумаг. Неважно, переехали ли вы в менее просторное помещение, или папок стало слишком много, профессиональное хранилище — отличный вариант! Помимо того, что оно поможет вам освободить место в вашем офисе, оно еще и обеспечит идеальные условия для вашего фонда. В таких помещениях, как правило, поддерживается нужный температурный, влажностный и световой режимы, установлена пожарная и охранная сигнализации и т.д.

Не менее востребованная услуга — конфиденциальное уничтожение документов. Конечно, их можно просто вынести на мусорку. Но такой способ никак нельзя назвать надежным и тем более конфиденциальным. В случае же профессиональной утилизации все файлы измельчаются, а затем отправляются на переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты. Вы можете быть уверены в том, что доступ третьих лиц исключен, и к тому же такой способ уничтожения весьма экологичен, ведь из полученной массы будут сделаны новые листы или упаковка.

0

Поделиться сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

Создайте аккаунт или войдите для комментирования

Вы должны быть пользователем, чтобы оставить комментарий

Создать аккаунт

Зарегистрируйтесь для получения аккаунта. Это просто!


Зарегистрировать аккаунт

Войти

Уже зарегистрированы? Войдите здесь.


Войти сейчас

  • Интересные статьи: